Какие инструменты помогут мотивировать сотрудников перейти на КЭДО

Во многом это сопротивление проистекает из страхов. Откуда они берутся и как выражаются? Как можно помочь команде преодолеть страхи и чувствовать себя комфортно во время внедрения системы для КЭДО? Объясняет Дмитрий Махлин, директор по развитию КЭДО-платформы HRlink.

5 «но»: почему сотрудники ‎боятся переходить на КЭДО

При внедрении нового цифрового инструмента компании в первую очередь решают технические вопросы. Программное обеспечение интегрируют в существующую систему, стараясь избегать ошибок и не нарушать регламенты информационной безопасности. При этом компании часто забывают подумать о реакции сотрудников на новый инструмент. А ведь ни одна технология не сможет обеспечить исключительных результатов без участия людей.

Работники могут по-разному отнестись к нововведениям типа платформы для КЭДО. Перечислим пять основных страхов, которые могут возникнуть у сотрудников при переходе на кадровый электронный документооборот.

1. Страх перемен, или Во всём виновата эволюция

Перемены представляют собой неизвестное. Нашим инстинктам это не нравится, потому что может привести к опасности. Это фундаментальный инстинкт, который помогает сохранить жизнь всем живым существам. Человечество эволюционировало во враждебной среде. Для выживания было полезно реагировать стрессом и страхом на непредсказуемые ситуации.

Хотя в наше время большинство людей редко сталкивается с угрозой жизни, наш мозг ещё не совсем свыкся с цивилизацией и современным миром. Вот почему сотрудники могут воспринимать внедрение инноваций как угрозу и реагировать на них со страхом. Даже если в них, как в КЭДО, нет ничего опасного.

2. Страх выглядеть глупо

Мы знаем, что учиться — значит совершать ошибки до тех пор, пока не сделаешь всё правильно. Но овладение новым навыком на глазах у других людей активизирует наш страх показаться глупым. Все боялись этого в школе, и многие продолжают избегать учёбы и ошибок на работе. Взрослым тоже страшно показаться некомпетентными и глупыми в глазах коллег.

При этом компании зачастую слишком быстро внедряют КЭДО, потому что хотят моментально оптимизировать процессы. Сотрудникам никто не даёт инструкций, они не понимают, как пользоваться системой, и думают, что с ними что-то не так. Поэтому люди часто избегают нового решения и продолжают делать всё по-старому.

3. Страх потерять работу

Это самый осязаемый страх из всех пяти. Наша работа — это не только средство к существованию, но и неотъемлемая часть личности. Её потеря может стать разрушительной. Страх увольнения из-за внедрения системы для КЭДО чаще всего возникает у сотрудников отдела кадров. Им кажется, что новая технология автоматизирует все процессы кадрового делопроизводства (КДП) и заберёт их задачи. Также цифровизации опасаются представители старшего поколения. Они боятся, что просто не сумеют адаптироваться и им придётся уволиться.

4. Страх за сохранность персональных данных

В новостях постоянно говорят об утечках персональных данных и сливах баз данных различных компаний. С этим связан один из самых частых страхов при переходе на КЭДО. Сотрудники боятся, что их личная информация попадёт не в те руки или вообще окажется в общем доступе. Поэтому многим бумажные документы всё ещё кажутся более надёжными, чем электронные.

Довольно часто с этой проблемой сталкиваются компании, в которых работают представители старшего поколения. Такие сотрудники часто не понимают, как именно работает КЭДО. И поэтому больше других боятся за свои персональные данные.

5. Страх лишней нагрузки

Иногда работники боятся, что процесс внедрения системы для КЭДО будет связан с дополнительными задачами для них. Они не хотят проходить долгую процедуру регистрации, самостоятельно заниматься выпуском электронной цифровой подписи (ЭЦП) и искать, где это можно сделать. Сотрудникам может казаться, что новая технология принесёт пользу исключительно компании. А им только добавит лишней работы.

4 инструмента, чтобы победить страхи

Мы перечислили причины, из-за которых сотрудники сопротивляются внедрению системы для КЭДО. Компании могут избежать этих страхов. Расскажем, что может способствовать принятию инноваций и улучшить адаптацию работников.

1. Интуитивно понятная система для КЭДО

Компании переходят на КЭДО, чтобы их сотрудники могли самостоятельно решать вопросы с документами в системе. Но если платформой сложно пользоваться, работникам постоянно будет нужна помощь. На решение технических вопросов будет уходить время, а сотрудники могут начать сомневаться в пользе КЭДО.

Чтобы систему для кадрового электронного документооборота быстро освоили, она должна быть простой и доступной для понимания любому пользователю. Важно учесть несколько аспектов:

• доступ к системе КЭДО с любого устройства;
• лаконичный интерфейс;
• интуитивно понятный порядок действий;
• подробные инструкции;
• оперативная техподдержка.

2. PR-кампания

Хотите продать кому-то свою идею? Займитесь рекламой. Этот принцип работает и с внедрением новых технологий в работу. У сотрудников есть сомнения по поводу КЭДО? Устройте рекламную кампанию и расскажите, почему инновация принесёт только пользу.

Как именно можно продвинуть идею КЭДО?

• Назначить популярных сотрудников амбассадорами КЭДО. Они будут рассказывать коллегам о полезных функциях новой системы.
• Создать рекламные материалы. Корпоративные рассылки, объявления в офисах, сообщения в общих чатах и полезные видео с инструкциями — с их помощью сотрудники познакомятся с системой КЭДО и её плюсами.
• Ввести конкурсные механики. Например, поощрять сотрудников отдела кадров, которые перевели больше всех работников на КЭДО.

3. Личный пример руководителей

Для успешного перехода на КЭДО руководству компании важно показать пользу нововведения на собственном примере. В первую очередь идею нужно презентовать руководителям подразделений. Они смогут оценить систему, внести свои предложения, а затем начать готовить свои команды к переходу на КЭДО.

При этом важно показать руководителям, как именно кадровый электронный документооборот упростит работу их отдела. Если сотрудники увидят, что начальство само пользуется новой системой, у них будет меньше страхов перед переходом на КЭДО.

4. Истории успеха

Обмен историями успеха с другими компаниями может вселить уверенность и помочь избавиться от страхов. Сотрудникам важно видеть реальные примеры того, как цифровая трансформация положительно повлияла на другие организации и их работников.

Провайдер системы может рассказать про ощутимые преимущества КЭДО. Например, про то, как в других компаниях повысилась эффективность, улучшилось качество обслуживания и упростились кадровые процессы. Это может мотивировать сотрудников к принятию изменений и активному участию в процессе цифровой трансформации.

Чтобы преодолеть страх сотрудников перед внедрением КЭДО, компаниям необходимо применять проактивный подход. Не стоит дожидаться, когда работники сами начнут изучать систему и задавать вопросы. Общее собрание с презентацией, открытое общение и постепенное обучение помогут сотрудникам оценить систему для КЭДО и использовать весь её потенциал.